Archiver dans une administration

Tous les documents produits par une administration, quelle que soit leur date (par exemple l’année en cours), leur forme et leur support (papier ou fichier électronique), sont des archives publiques (c’est-à-dire inaliénables, imprescriptibles, et soumises à la domanialité publique). Elles ont donc vocation à venir aux Archives départementales.

Celles qui n’auraient pas d’utilité administrative ou historique seront détruites, le cas échéant, mais uniquement avec le visa du directeur des Archives départementales , sauf, bien entendu, les documents inutiles, appelés « papiers de corbeille », que sont les brouillons, les doubles, les chemises superflues, etc.

D’une façon générale, mieux vaut prévoir de verser « largement » ; c’est à dire qu’en cas de doute, il vaut mieux proposer le versement que la destruction, mais les Archives prendront surtout :

Par exemple, dans le cas de la construction d’un bâtiment départemental : toute la procédure de passation du marché relève du service des marchés publics, qui détient les documents qui feront, le cas échéant, foi en justice. En revanche, les aspects techniques et fonctionnels sont gérés par le service des bâtiments (qui n’a que la copie des formalités administratives). Chacun de ces deux services détient donc une partie originale du dossier complet.

La copie du dossier de passation du marché conservée par le service des bâtiments sera donc détruite, après vérification auprès du service des marchés ; sinon, bien sûr, on la conservera : c’est pour cela que l’accord du directeur des Archives est nécessaire, pour faire le lien entre les différents services concernés.
A l’inverse, journaux officiels, recueils des actes administratifs et autres publications officielles ne sont pas produits par votre service : on peut les détruire au bout d’un an.